טיפים לארגון המשרד
16.10.19 / 09:22
טיפים לארגון המשרד
אם סביבת העבודה שלכם אינה מסודרת, סביר להניח שהפרודוקטיביות ורמת ביצועי העבודה של העובדים ושלכם, נמצאים במגמת ירידה. הנה כמה טיפים שיעזרו לכם לשמור על ארגון וסדר במשרד ולהצליח להפיק את המרב מכל שעה ביום העבודה.
האם אתם מבלים יותר זמן בחיפוש אחר איזה מסמך, ציוד, או מטען הטלפון הנייד, מאשר בעבודה עצמה? האם מעולם לא חשבתם ליצור ארכיון מסודר (מאוחסן במשרד או באחד מאותם שירותי אחסון משרדים)? אם כן, אתם מאבדים פרודוקטיביות יקרת ערך.
אבל, החדשות הטובות הן שכדי לחזור למסלול דרושים לכם רק מעט מאוד תכנון, מחויבות ועקביות.
הנה כמה טיפים לארגון המשרד שיעזרו לכם להפוך את מקום העבודה מסביבה מלחיצה למקום שלו ורגוע ויסייעו לכם להגביר את תפוקת העובדים, כך שמציאת תיקייה, מסמך מסוים, שדכן, חומר הקשורים לפרויקט האחרון – לא תהפוך למשימה בלתי אפשרית.
- לנקות את סביבת העבודה
איפה מתחילים? הצעד הראשון, המתאים בדרך כלל לכול סביבת עבודה מבולגנת, הוא להיפטר מדברים מיותרים שסתם תופסים שטח יקר במשרד. זה הזמן:
- לעבור על ערימות הניירות שהצטברו ולהיפטר מכפילויות.
- לנקות את מגירות השולחנות.
- לנקות את ארונות התיוק.
- להשליך, למחזר או לאחסן (אם אין מקום במשרד, אפשר להשתמש בשירותי אחסון דירות ומשרדים) כל מה שלא השתמשתם בו בששת החודשים האחרונים.
כשהעומס העודף יסולק, ובמשרד יישארו רק הפריטים הנחוצים, תוכלו לארגן ביתר קלות את כל מה שנשאר.
- לארגן ולסדר מחדש את המשרד
בשלב הבא בדקו את פריסת הריהוט בחלל העבודה שהתרוקן מהבלגן. עשו זאת בהתבססות על אופן העבודה שלכם. כלומר, אם אתם צריכים לקום בכול פעם שאתם רוצים לזרוק משהו לפח או להחזיר תיקייה למקום, יש לשער ששולחן העבודה והרצפה שמתחת יהפכו עד מהרה למצבור אשפה או תיקיות.
סדרו את ארון התיקיות ואת אשפת המחזור כך, שיהיו קרובים אליכם וקלים לגישה בלי לזוז מהכיסא.
- ארגנו את שולחן העבודה
על השולחן הניחו רק פריטים שאתם זקוקים להם על בסיס יומי ובהישג יד. בעולם הדיגיטלי של ימינו סביר להניח שאין סיבה שעל השולחן שלכם יעמוד ספל מלא עטים ועפרונות או טיפקס. אין צורך ביותר ממחשב, טלפון, כמה עטים, פנקס ומהדק.
- הפריטים שבהם אתם משתמשים לעתים תכופות צריכים להיות בהישג יד.
- הפריטים שבהם אתם משתמשים לעתים רחוקות יותר אמורים להיות קרובים, אבל צריך לקום כדי לגשת אליהם.
- הפריטים בהם אתם כמעט ולא משתמשים, צריכים להיות לגמרי מחוץ למשרד (למשל, במתקן שמציע שירותי אחסון).
צרו מערכת ׳זרימת עבודה׳ עבור כל נייר או מסמך שנכנס למשרד:
- תיבת דואר, המיועדת לפריטים שטרם נבדקו
- תיבה המיועדת לפריטים שאתם עובדים עליהם
- תיקייה (או פח אשפה) לפריטים שסיימתם לעבוד עליהם
הקפידו לא להביט במסמך ולהניחו שוב על השולחן. קבלו החלטה לפעולה, ואז פעלו בהתאם להחלטה. אם אין לכם אפשרות לפעול מיד, חשבו הלאה על השלב הבא והניחו את המסמך שם.
זכרו: הבעיה אינה היכן אתם שמים את המסמך, אלא היכן תחפשו אותו.
- לפתח מערכת תיוק
כשמדובר בפיתוח מערכת תיוק, אין ׳נכון׳ או ׳לא נכון׳, ובלבד ששיטת התיוק מתאימה לאופן העבודה וניתן להקפיד עליה בקלות. תייקו בהתאם להעדפה האישית שלכם, למשל, לפי א״ב, לפי פרויקט, לפי לקוחות, או לפי כל שיטה אחרת שמתאימה לכם.
השתמשו באותה גישת תיוק גם במסמכים האלקטרוניים וגם במסמכי הנייר. שמירה עקבית על מיון, תיוק וניקיון של מסמכים אלקטרוניים או נייר, תמנע הצטברות של בלגן.
אינדקס של שמות הקבצים יכול למנוע כפילויות בכול פעם שאתם מוסיפים קובץ חדש, ולעזור לשמור על ארגונם של קבצים, לקוחות ופרויקטים חדשים.
זה גם כלי נהדר שאחרים יכולים להשתמש בו כשאתם נעדרים מהמשרד. אף אחד כבר לא יתקשר לשאול אתכם באמצע החופשה: ׳איפה אמצא את הקובץ הזה?׳. בנוסף, את המסמכים החדשים ביותר שמרו בחזית התיקייה, כדי שהגישה אליהם תהיה קלה.
לסיום, ארגון זה לא משהו שעושים פעם אחת וזהו. יהיה עליכם לעדכן באופן שוטף את המסמכים, התיקיות והפרויקטים. בכול יום עבודה הקדישו כרבע שעה לעדכון רשימת המטלות שלכם, לתיוק הניירת האחרונה ובכלל ל׳ניקוי השולחן׳. זה יאפשר לכם להתחיל מחדש למחרת בבוקר כשהסביבה נקיה ומסודרת.
*המדור הינו מדור צרכני ואין לייחס לנאמר בו תחליף לייעוץ מקצועי. ט.ל.ח
