המידע המצטבר היום בארגונים הוא עצום ומחולק למספר תחומים עיקרים. מחלקות השיווק העובדות עם לקוחות פוטנציאליים וקיימים מתעדות את השיחות והטיפול בהם. מערך הנהלת החשבונות מתעד תשלומים, חשבוניות ולקוחות מספקים וגם המידע על המוצרים המאוחסנים במתחמים הלוגיסטיים של החברה נשמר ומתעדכן כל העת. כאשר לומדים קורס ניהול מערכות מידע נחשפים לכמה ממערכות ניהול הידע המתקדמות המובילות. אספנו כמה תחומים עיקריים המסייעים לארגון לעבוד ביעילות.

מערכת CRM

התקשרתם לחברת תקשורת מובילה ומיד הגעתם לנציג שידע את כל השתלשלות העניינים על תלונה שבצעתם בעבר. לאחר מכן קיבלתם מייל תודה ובקשה לענות על סקר. אתר מכירות המשיך ושלח לכם מוצרים נלווים. כל המערך הזה מנוהל על ידי מערכת מיוחדת המכונה CRM – או "ניהול קשרי לקוחות". כיום, אין מדובר רק בתחליף דיגיטלי כרטסת לקוח אלא במאגר נתונים דינמי המקושר גם למחלקת הכספים ומערך המלאי בחברה.

מערכות לניהול ידע

המידע המצטבר בארגון לאורך זמן יכול להיות כלי עבודה מצוין הן למפתחים והן למחלקת הפיתוח. חשבו למשל איזה ערך עצום יש לאחראי על פיתוח אינטליגנציה מלאכותית בגוגל המאפשרת שליפה מהירה של מידע – לו רק היה יכול להעביר את המידע שצבר לכל עמיתיו ברחבי העולם. מערכות לניהול המידע הארגונים בארגונים קטנים וגדולים עתירי ידע עובדים בצורה דומה לוויקיפדיה. כל אחד מהעובדים יכול לשתף את המידע שצבר, להוסיף מידע על עמודים שאחרים הוסיפו וליצור תבניות ידע אליהן ניתן להגיע מתוך פורטל פרטי של החברה או לשתף אותו עם קהילה של מפתחים המשתמשת במידע זה.

מערכת לניהול פרויקטים

מערכת נוספת המשמשת בארגונים גדולים לתכנון זמן ותקצוב פרויקטים היא מערכת ניהול הכוללת בתוכה את כל הפרויקטים הנמצאים בביצוע עם מערך הרשאות חכם המאפשר למנהל הפרויקט לראות באיזה שלב נמצא כל חלק בפרויקט. היום, בתוכנות המתקדמות יותר, ניתן להקצות משימות למפתחים ולעובדים בפסי יצור ולעקוב אחרי התקדמות העבודה והעמידה ביעדים. כאשר מתגלה עיכוב בחלק מסוים בפרויקט ניתן לבחון האם הוא מעכב חלקים אחרים (אם קיים רצף פעולות שלא ניתן לדלג עליהם כמו בפס יצור). בנוסף, ניתן להעריך את עלות הפרויקטים הבאים על בסיס ניסיון העבר בביצוע פרויקטים דומים תוך חישוב עליות עבודה, חומרי גלם, הכשרה ופרמטרים נוספים.

תוכנה לניהול מלאי

תוכנות לניהול מלאי הן אחת מהתוכנות הבסיסיות ביותר המשתלבות במערכות הידע הארגוניות. לעתים מדובר במלאי בחנות או מחסן יחיד ולעתים בניהול של אופרציות לוגיסטיות מורכבות במספר מחסנים. תוכנות ניהול המלאי עובדות היום הן בצורה מקוונת והן בצורה מקומית ועושות שימוש גם במנגנונים קלאסיים מוקדמים יותר כמו תוכנות לקריאה ולהפקה של ברקודים ותוכנות לספירת מלאי. הנתונים המתקבלים עוברים בדרך כלל בזמן אמת למחלקות היצור (במפעלים) או המכירות על מנת לאפשר לאנשי השיווק למכור אך ורק את המוצרים והדגמים הנמצאים במלאי.

מערכת ERP

מערכת ERP מיועדת לאחד את כל הנתונים המצטברים בארגון לכדי יחידה אחת, על מנת שניתן יהיה להפיק דוחות מקצועיים ולקבל החלטות הנוגעות למחלקות הפיננסיות בחברה, למלאי לשיווק ולמשאבי אנוש. הקושי בהטמעה של מערכות ERP בארגונים רבים העובדים עם מערכות מיושנות הוא העובדה כי אין ממשק אחיד לנתונים. כיום, כאשר תוכנות רבות מתממשקות זו לזו קל יותר לנייד נתונים ולזהות כפילויות. לדוגמה, כאשר אדם רוכש מכונית של יצרן מסוים, מערכת הERP של סוכנות הרכב תדע לזהות שהמכונית כבר אינה במלאי, להוסיף אותו לתוכנת ה CRM ולעבד את התשלומים. לאחר מכן, גם האחריות על הרכב תוכל להיות מנוהלת מאותה מערכת. כאשר מנהל השיווק של החברה ירצה לדעת כמה רכבים נרכשו מדגם מסויים וכמה קריאות שירות היו בעשור האחרון לדגם זה יקל עליו לפנות למערכת הERP ולהפיק את הדוחות המתאימים.

לסיכום, ארגונים רבים משתמשים במגוון של מערכות לניהול הידע בחברה. החל מהידע הארגוני המצטבר במהלך ההכשרות והעבודה על המוצרים השונים וכלה בידע המצטבר במהלך פעילות יומיומית. אדם המתמחה במתודות השונות של ניהול מערכות מידע יתכנן, בדרך כלל, את הרשת המסועפת של הארגון ואת הדרך הנכונה לשמור את הידע כך שניתן יהיה לשלפו ולהשתמש בו בעתיד בצורה קלה. כיום ניתן למצוא מאות תוכנות ברחבי העולם המציעות כל אחד מהשירותים שהזכרנו לעיל ובקורס מקצועי אפשר להכיר את הבולטות בהן המשמשות בארגונים הגדולים.

*המדור הינו מדור צרכני ואין לייחס לנאמר בו תחליף לייעוץ מקצועי. ט.ל.ח